Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów, głównie przez podmioty z sektora MŚP, do którego należy 99,8% przedsiębiorstw w Polsce, jest brak jasności co do aspektów prawno-podatkowych organizacji wolontariatu pracowniczego. Pracodawcy zwracają uwagę w szczególności na:
- brak jasnych zasad i sposobu formalnego oddelegowania pracownika do wolontariatu,
- brak jasności odnośnie do zakresu odpowiedzialności pracodawcy za pracownika w trakcie podejmowania przez niego działań wolontariackich,
- brak jasności odnośnie do możliwości odliczania przez pracodawców kosztów ponoszonych na organizację wolontariatu.
W odpowiedzi na powyższe, w gronie znakomitych partnerów i ekspertów, których lista znajduje się pod formularzem, stworzyliśmy praktyczny dokument – przewodnik po wolontariacie pracowniczym. Można go pobrać bezpłatnie uzupełniając poniższy formularz. Jeśli chcesz zmienić język, możesz to zrobić poniżej:
POBIERZ PRZEWODNIK
PARTNERZY
Wolontariat pracowniczy to działania polegające na inicjowaniu lub wspieraniu przez pracodawcę działalności społecznej pracowników. Pracownicy-wolontariusze dobrowolnie i bezpłatnie prowadzą różnego rodzaju aktywności społeczne na rzecz podmiotów tj. organizacje pozarządowe. Dlaczego warto? Ponieważ jest to odpowiedź na wyraźne oczekiwania pracowników – 4 na 10 zatrudnionych chciałoby mieć możliwość angażowania się w wolontariat pracowniczy w wymiarze 2-3 godzin w miesiącu (3-4 dni rocznie). Aby mówić o wolontariacie pracowniczym, wsparcie pracodawcy powinno obejmować przynajmniej jeden z poniższych obszarów:
- Czas
- Fundusze
- Inne zasoby
Zawartość przewodnika
- Czy należy formalnie udzielić pracownikowi możliwości udziału w wolontariacie pracowniczym?
- Jak formalnie udzielić pracownikowi możliwości udziału w wolontariacie pracowniczym?
- W jaki sposób mogę umożliwić mojemu pracownikowi wykonywanie wolontariatu pracowniczego w czasie wolnym od pracy?
- Czy są limity dotyczące dodatkowego urlopu? W szczególności płatnego.
- Udzieliłem pracownikowi czasu wolnego od pracy w celu wykonywania wolontariatu pracowniczego – czy w tym czasie jestem za niego odpowiedzialny?
- Udzieliłem pracownikowi czasu wolnego od pracy w celu wykonywania wolontariatu pracowniczego – czy muszę kontrolować czas spędzony na wolontariacie?
- Czy w celu wykonywania wolontariatu pracowniczego możliwe jest czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy?
- Czy jako pracodawca mam prawo odmówić pracownikowi udziału w wolontariacie w czasie pracy?
- Czy koszty ponoszone bezpośrednio przez pracodawcę na finansowanie wolontariatu pracowniczego są kosztami podatkowymi?
- Jeśli pracownicy-wolontariusze wyłożyli środki na zakup sprzętu, czy mogę im je zwrócić? Jak to zrobić formalnie?
- Czy koszty ponoszone przez pracowników-wolontariuszy na finansowanie działań związanych z wolontariatem pracowniczym są kosztami podatkowymi?
- Czy dokumenty księgowe (faktury, rachunki i inne dokumenty o charakterze księgowym) dotyczące zakupów dokonanych przez pracowników-wolontariuszy za środki otrzymane od pracodawcy powinny być wystawione na pracodawcę, czy na wolontariusza? Jakie to ma konsekwencje dla pracodawcy?
- Czy mam obowiązek podpisać umowę z korzystającym, na rzecz którego świadczone są działania społeczne realizowane przez moich pracowników?
- Jakie warunki według polskiego prawa musi spełniać korzystający?
- Kto odpowiada za pracownika w czasie wolontariatu – ja jako pracodawca czy korzystający?
- Czy mam jakiekolwiek zobowiązania wobec beneficjentów, na rzecz których świadczona jest pomoc?
- Czy pracownik może odmówić udziału w wolontariacie? Co w sytuacji, gdy na 50 pracowników jeden odmawia udziału w wielkiej akcji, przez którą np. cały zakład jest zamknięty?
- Jeśli korzystającym jest nasza fundacja korporacyjna, czy powinniśmy postępować inaczej niż w przypadku innych korzystających?
- Jak umożliwić pracownikowi udział w wolontariacie pracowniczym, jeśli korzystającym jest fundacja korporacyjna?
- Kto odpowiada za pracownika w czasie wolontariatu – firma czy fundacja korporacyjna?
- Czy powinienem dodatkowo ubezpieczyć pracownika-wolontariusza, np. od odpowiedzialności cywilnej?
- Czy mogę odliczyć koszt ubezpieczenia pracownika-wolontariusza?
- Czy korzystający, z którym współpracuje moja firma przy organizacji wolontariatu, ma obowiązek zapewnić moim pracownikom-wolontariuszom ubezpieczenie? Jeśli tak, to jakie?
- Kto odpowiada za ewentualne szkody wyrządzone przez wolontariuszy?
- Co gdy pracownik-wolontariusz ulegnie wypadkowi podczas realizacji wolontariatu?
- Co gdy pracownik-wolontariusz ulegnie wypadkowi w drodze na wolontariat?
- Czy pracownikom-wolontariuszom przysługuje dieta, tak jak pracownikom na wyjazdach służbowych?
- Czy pracownikom-wolontariuszom przysługuje zwrot kosztów dojazdu?
- Jeśli chciałbym zwrócić pracownikom-wolontariuszom koszty dojazdu lub wyżywienia, w jaki sposób/na jakiej podstawie mogę to zrobić?
- Czy pracownikowi-wolontariuszowi przysługują dodatkowe benefity?
- Czy pracodawca ma prawo korzystać wizerunkowo z wolontariatu?
- Jeśli tak, to na jakich zasadach?
- Czy jako pracodawca jestem zobowiązany do stworzenia i przyjęcia polityki wolontariackiej?
- Co powinny zawierać takie dokumenty?
- Czy mam obowiązek zatrudnienia lub formalnego wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wolontariat? Jeśli tak, z czym się to dla mnie wiąże formalnie?
- Czy jako pracodawca jestem zobowiązany do podpisania porozumienia z pracownikiem przystępującym do programu wolontariatu pracowniczego?
- Czy jako pracodawca jestem zobowiązany do podpisania porozumienia z pracownikiem-wolontariuszem, który otrzymuje ode mnie dofinansowanie na wolontariat?
- Czy jako pracodawca jestem zobowiązany do podpisania porozumienia z organizacją korzystającą ze wsparcia wolontariuszy?
- Czy mam prawny obowiązek ewidencjonowania danych i raportowania działań związanych z wolontariatem w sprawozdaniach rocznych?
- Czym jest wpływ społeczny i czy istnieją standardy, według których mogę go raportować?
Eksperci
Dobór ekspertów oraz koordynacja merytoryczna prac: Anna Korzeniewska (Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe)
Magda Słomska, attorney
Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.
Adwokat, counsel w warszawskim biurze kancelarii Dentons, członkini Zespołu Prawa Pracy. Specjalizuje się w prawie pracy i cywilnym. W zakresie prawa pracy bierze udział w przygotowaniu dokumentacji pracowniczej, analiz due diligence, opinii prawnych. Doradza klientom w lokalnych i transgranicznych transakcjach obejmujących przejście zakładu pracy. Specjalizuje się w zakresie rozwiązania umów o pracę, przygotowuje dokumenty rozwiązujące stosunek pracy i przeprowadza spotkania z pracownikami. Zajmuje się także sporami sądowymi w sprawach pracowniczych oraz doradza w sprawach pracowniczych w transakcjach łączenia, podziału przekształceniach spółek.
Doradza polskim i zagranicznym spółkom w procesie tworzenia dokumentacji korporacyjnej spółek, opiniowania i sporządzania umów cywilnych.
Damian Bugaj
Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.
Prawnik. Doradca podatkowy. Senior associate w warszawskim biurze Dentons, jest członkiem zespołu Prawa Podatkowego. Specjalizuje się w doradztwie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od towarów i usług, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od nieruchomości. Uczestniczył w licznych projektach dotyczących strukturyzacji i planowania podatkowego, ze szczególnym uwzględnieniem fuzji i przejęć oraz transakcji na rynku nieruchomości. Jego doświadczenie obejmuje kompleksowe doradztwo prawnopodatkowe dla podmiotów krajowych i międzynarodowych, w tym z sektora finansowego oraz nieruchomości. Wspierał również klientów w kontaktach z organami podatkowymi i administracyjnymi, zarówno w trakcie kontroli i sporów podatkowych, jak i na etapie postępowań sądowych.
Paulina Zalewska
Fundacja Citi Handlowy
Od blisko 10 lat związana z Fundacją Citi Handlowy, wcześniej związana z bankiem Citi Handlowy i firmą konsultingową Deloitte. Dzisiaj odpowiada za działania programowe w Fundacji oraz zarządzanie zespołami projektowymi. Od początku pracy w Fundacji zaangażowana w rozwój jednego z największych w Polsce Programów Wolontariatu Pracowniczego. Dzisiaj to ponad 3000 aktywnych wolontariuszy, i kilkaset projektów wolontariackich rocznie. Jako Pełnomocnik Zarządu prowadzi obsługę prawną organizacji i konsultuje rozwiązania prawne z zakresu współpracy z partnerami i wolontariuszami organizacji. Eksploruje, zwiedza i testuje różne obszary działalności społecznej. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
Karol Krzyczkowski
Forum Odpowiedzialnego Biznesu
Ekspert w dziedzinie wolontariatu, w tym wolontariatu pracowniczego w Forum Odpowiedzialnego Biznesu (FOB). Menedżer projektów, trener, administrator serwisów internetowych, realizator transmisji na żywo w mediach społecznościowych. Animator grupy koordynatorów wolontariatu pracowniczego firm partnerskich FOB. Z ramienia FOB uczestniczy w pracach Branżowej Komisja Dialogu Społecznego ds. Organizacji Wspierających w Urzędzie m.st. Warszawy, gdzie m.in. ocenia merytorycznie wnioski składane w ramach otwartych konkursów ofert. Od 2004 związany zawodowo z trzecim sektorem. Przez ponad 10 lat pracował z Centrami Wolontariatu w Kielcach, Warszawie i Gdańsku, oraz jako wolny strzelec z różnymi innymi inicjatywami społecznymi. Absolwent Szkoły Liderów Organizacji Pozarządowych (Fundacja Szkoła Liderów, 2007), Szkoły Inicjatyw Strażniczych (SLLGO – obecnie Sieć Obywatelska Watchdog Polska, 2008).
Ewa Leśnowolska
Better. / B Corp
Ekspertka ds. zrównoważonego rozwoju z 15-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w tematach związanych z zaangażowaniem społecznym biznesu oraz różnorodnością i włączeniem (diversity & inclusion). Związana z Better, gdzie odpowiada m.in. za rozwój Polish Diversity Chamber of Commerce, prowadzi dialogi społeczne i realizuje projekty doradcze z obszaru wolontariatu pracowniczego (audyty, szkolenia i strategiczne planowanie programów). Ekspertka Divercity+. Wcześniej menedżerka Forum Odpowiedzialnego Biznesu, Go Responsible i Fundacji Citi Handlowy im. Leopolda Kronenberga. Przez ponad 6 lat zarządzała zespołem realizującym Program Wolontariatu Pracowniczego w Citi – jeden z pierwszych i największych tego typu w Polsce. Jurorka w konkursach grantowych na projekty społeczne. Autorka i redaktorka publikacji z zakresu wolontariatu pracowniczego oraz diversity & inclusion. Wyróżniona na liście 50 Kobiet Polskiego CSR, opublikowanej przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu. Certyfikowana trenerka biznesu.
Tomasz Schimanek
Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce
Polityk społeczny związany ze środowiskiem organizacji pozarządowych, ekspert ds. programów społecznych Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce. Od lat działa m.in. na rzecz rozwoju współpracy biznesu z organizacjami pozarządowymi, wspiera szkoleniowo i doradczo organizacje pozarządowe oraz przedsiębiorców w zakresie ich społecznego zaangażowania, w tym także w formie wolontariatu pracowniczego. Autor badań, analiz i publikacji dotyczących współpracy biznesu i sektora obywatelskiego.
Maciej Stradomski
CMT Advisory
Członek Zarządu CMT Advisory. Doktor habilitowany finansów, profesor Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Były kierownik Katedry Inwestycji i Rynków Kapitałowych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Specjalizuje się w dziedzinie rynków kapitałowych, transakcji fuzji i przejęć na rynku prywatnym, strategiach finansowych przedsiębiorstw oraz nadzorach właścicielskich. Prowadzi liczne projekty z zakresu pozyskiwania finansowania oraz restrukturyzacji przedsiębiorstw. Doradca podatkowy nr 12526. Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Biznesu Rodzinnego. Autor wielu publikacji naukowych z zakresu finansów przedsiębiorstw. Doświadczenie zdobywał w bankowości, firmach doradczych oraz funduszach typu private equity. Pełni rolę członka rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Przez wiele lat związany był również z Grupą Kapitałową Eteron, w której spółkach pełnił rolę Prezesa oraz Członka Zarządu. Kierownik i uczestnik projektów KBN m.in. z zakresu innowacji finansowych i strategii finansowania przedsiębiorstw. Kierownik projektu Ministerstwa Nauki i Informatyzacji „Innowacje finansowe w kreowaniu wartości przedsiębiorstwa”. Uczestnik projektu Ministerstwa Nauki i Informatyzacji „Strategia kształtowania kapitału stałego jako narzędzie wzrostu wartości przedsiębiorstwa”.
Anna Włodarczyk
Instytut Biznesu Rodzinnego
Manager w Instytucie Biznesu Rodzinnego. Odpowiada za koordynację prac, relacje ze sponsorami, a także kontakt z założycielami firm rodzinnych oraz młodym pokoleniem wchodzącym w świat przedsiębiorczości. Główna Koordynatorka Międzynarodowego Kongresu Firm Rodzinnych, Kongresu Next Generation oraz innych wydarzeń organizowanych przez Instytut. W latach 2016 – 2019 Koordynatorka magazynu „FAMILY BUSINESS. Zarządzanie firmą rodzinną”, autorka i redaktorka artykułów, case studies, wywiadów z rodzinami właścicielskimi, publikacji i raportów. Dziś odpowiada za budżet i finanse Instytutu Biznesu Rodzinnego, koordynuje prace zespołu, na co dzień wspiera prace strategiczne na rzecz topowych klientów – zarówno tych największych, jak i firm z sektora MŚP.
ZAANGAŻUJ SIĘ!
Jeśli chcesz rozwiązywać problemy społeczne systemowe, prosimy rozważ wsparcie naszych działań finansowo lub merytorycznie. Dziękujemy.