[język polski poniżej / Polish below]
* * *
Skills-based volunteering
Author: Anna Korzeniewska, Founder of Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe
Original text was written for Forbes Poland, published on https://www.forbes.pl/ on August 8, 2020.
Companies that want to take a holistic approach to corporate social responsibility do not ask whether they should involve employees in volunteering, but how to do it effectively. Involvement in volunteering can bring benefits not only to the community and social purpose organizations, but also to companies and the volunteers themselves.
From latin pro bono publico, or “for the public good”, often shortened to pro bono, means the performance of professional services in the public interest, voluntarily and free of charge. In the corporate context, we can talk about skills-based volunteering, competence volunteering or pro bono services. Each of these terms means not only sharing your time, knowledge and professional skills for free, but also effectively removes barriers resulting from the lack of financial resources, knowledge, skills and personnel that many nonprofits face.
Accountant needed ASAP
Based on the skills-based volunteering, architects help a non-profit organization design office space, an advertising agency creates an annual report for it, and an audit and consulting company provides tax support. There are many examples of this type. What they have in common is the assistance offered in areas where nonprofits do not specialize, and which are essential to the successful conduct of any business, also a social one. They are related to building the organization’s potential, and deal with internal operations, not the core activity, i.e. mission.
Skills-based volunteering fits into the narrative of sustainable development, where co-creating a better today and tomorrow requires the involvement of all of us, including business. For the common public good, companies put their best assets on the table – the knowledge, talents and skills of their employees. All pro bono publico.
Not only the image
The free involvement of business resources in the implementation of social activities is willingly used due to their enormous promotional potential. It also responds to the expectations of stakeholders related to the social activity of companies – customers, employees and, increasingly often, investors. It fits in with CSR and strategic philanthropy, one of the tasks of which is to support the achievement of business goals and the company’s reputation. Involvement in volunteering is also a clear expectation of Generation Z and millennials.
Pro bono activities also play an important role in the field of human resource management and development, especially in the professional development of employees, improving the atmosphere at work, team building or developing leadership skills. It has been confirmed by the State of Pro Bono: Corporate Edition (2019) research conducted by the Taproot Foundation, in which the most frequently indicated business goals pursued by companies through pro bono activities was the development of talents and leaders. Thus, the beneficiaries of volunteering are not only companies, but also employees.
Popular trend
Dane pokazują, że wskaźniki uczestnictwa w wolontariacie rosną, gdy pracownicy mają dostęp do bardziej elastycznych możliwości zaangażowania społecznego. Warto jednak pamiętać, że to właśnie brak czasu, a nie brak chęci jest istotną przeszkodą w rozwoju wolontariatu w ogóle. Zatem jego organizacja w czasie tradycyjnie zajętym przez pracę może być realną zachętą do pierwszych kroków na tym polu.
The data from the USA shows how popular pro bono is among companies. The largest American industry survey on corporate social investment, Giving in Numbers 2019 by CECP, co-founded years ago by actor and philanthropist Paul Newman, shows that as many as 66% of companies offered paid volunteering programs in the USA. On average, one in three employees participated in them, and in some – even every second. According to the presented data, companies offer employees an average of 20 hours a year for voluntary activity, with the most frequently offered annual number of hours in 2019 being eight.
The data shows that volunteering participation rates increase when employees have access to more flexible opportunities for community involvement. However, it is worth remembering that it is the lack of time and not the lack of will that is a major barrier to the development of volunteering in general. Thus, organizing it during working hours can be a real incentive to take the first steps in this field.
Professional cooperation
According to the definition developed by industry organizations in the USA, a pro bono service must meet three criteria. No 1: a formal commitment, i.e. responsibility for the service provided, secutring human resources to complete the project and timely implementation. Professionalism is no two. The third is that pro bono services are indirect, that is, that they benefit social purpose organizations and not the end users or “customers” of those organizations. It is important that the activities of the NGOs covered by the support should be organized, not for profit and guided by a good cause.
Deloitte, which values its existing social investments at USD 238.9 million, and the number of volunteering hours of its employees and pro bono time at 1.4 million hours [1], emphasizes that in its activities, it is guided by the principle of treating its clients pro bono in the same way it treats regular customers.
Question about Value Added Tax (VAT)
Unfortunately, the complexity of regulations and ambiguities do not support the involvement of entrepreneurs in pro-bono activities in Poland. According to the information obtained from the 4V Legal, as a rule, the provision of free of charge services for purposes other than the taxpayer’s business activity is considered as paid activities subject to Value Added Tax. It would be possible not to tax such activities with VAT if the entrepreneur proves that the pro bono services provided in fact serve their business, e.g. they constitute the company’s advertisement.
How to start?
Some companies organize events once a year, others run programs on a continuous basis. The most important is the voluntary participation of employees and the employer’s provision of organizational, substantive, logistic facilities and, which is often necessary, also a budget to finance selected activities.
To start a skills-based volunteering program, find social purpose organizations whose mission aligns with the company’s values and the social area defined by the company as strategic. It is necessary to verify whether the knowledge and skills of your employees meet the needs of the organization that you plan to support. It is important to consider the required level of commitment vs. the availability of resources. It is also crucial to encourage employees to act e.g. by demonstrating the benefits of skills-based volunteering and measuring commitment and impact.
There is certainly no single model for skills-based volunteering in which the company and its employees are involved. It must be adapted to the possibilities and preferences of both – the company and its employees. It is important that it corresponds to the organizational culture, is in line with business goals and interesting and engaging for employees. And that it brings real impact to organizations we support.
[1] https://www2.deloitte.com/global/en/pages/about-deloitte/articles/global-report-societal-impact.html
* * *
Wolontariat kompetencji – społeczne i biznesowe win-win
Autor: Anna Korzeniewska, Założycieka Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe. Oryginalny tekst został napisany dla Forbes Polska, opublikowany 8 sierpnia 2020 na https://www.forbes.pl/.
Firmy, które chcą holistycznie podejść do społecznej odpowiedzialności biznesu nie pytają, czy powinny angażować pracowników w wolontariat, tylko jak to robić mądrze. Bo zaangażowanie w wolontariat może przynieść wiele korzyści nie tylko społeczności i organizacjom non-profit, ale też firmom i samym wolontariuszom.
Z łac. pro bono publico, czyli „dla dobra publicznego”, skracane często do pro bono, oznacza wykonywanie profesjonalnych usług w interesie publicznym, dobrowolnie i bezpłatnie. W kontekście korporacyjnym możemy mówić o wolontariacie opartym na umiejętnościach, wolontariacie kompetencyjnym czy też usługach pro bono. Każde z tych określeń oznacza nie tylko bezpłatne dzielenie się swoim czasem, wiedzą i profesjonalnymi umiejętnościami, ale też realnie usuwa stojące przed organizacjami non-profit bariery wynikające z braku zasobów finansowych, wiedzy, umiejętności oraz personelu.
Księgowy potrzebny od zaraz
W oparciu o wolontariat kompetencji architekci pomagają organizacji non-profit zaprojektować przestrzeń biurową, zespół agencji reklamowej opracowuje graficznie roczny raport z jej działalności, a firma audytorsko-doradcza zapewnia wsparcie podatkowe. Przykłady tego typu można mnożyć. Łączy je pomoc oferowana w obszarach, w których organizacje non-profit się nie specjalizują, a które są niezbędne do prowadzenia z sukcesem każdej działalności. Dotyczą operacji wewnętrznych lub są związane z budowaniem potencjału organizacji, a nie z jej bazową działalnością, czyli realizacją misji.
Wolontariat oparty na umiejętnościach wpisuje się w narrację zrównoważonego rozwoju, w którym współtworzenie lepszego dzisiaj i jutra wymaga zaangażowania nas wszystkich, w tym biznesu. Firmy, dla wspólnego dobra publicznego, wykładają na stół najlepsze karty – wiedzę, talenty i umiejętności swoich pracowników. A to wszystko pro bono publico.
Nie tylko wizerunek
Nieodpłatne angażowanie przez biznes własnych zasobów na realizację działań nie będących ich korową działalnością jest chętnie wykorzystywane ze względu na ich olbrzymi potencjał wizerunkowy. Odpowiada ono również na oczekiwania interesariuszy związane ze społeczną aktywnością firm – klientów, pracowników oraz coraz częściej inwestorów. Wpisuje się w działania z zakresu CSR czy strategicznej filantropii, których jednym z zadań jest wspieranie realizacji celów biznesowych i reputacji firmy. Zaangażowanie w wolontariat to też wyraźne oczekiwanie pokolenia Z i millenialsów.
Działalność pro bono odgrywa istotną rolę również w dziedzinie zarządzania i rozwoju zasobów ludzkich – w rozwoju zawodowym pracowników, poprawie atmosfery w pracy, budowaniu zespołów czy rozwoju umiejętności przywódczych. Potwierdzają to badania State of Pro Bono: Corporate Edition (2019) przeprowadzone przez Fundację Taproot, w których najczęściej wskazywanymi celami biznesowymi, do których dążyły firmy poprzez działania pro bono, był właśnie rozwój talentów i liderów. Beneficjentami wolontariatu są więc nie tylko firmy, ale i pracownicy.
Popularny trend
Jak dużym zainteresowaniem cieszy się pro bono wśród firm, pokazują dane z USA. Największe amerykańskie branżowe badanie korporacyjnych inwestycji społecznych Giving in Numbers CECP, której przed laty współzałożycielem był aktor i filantrop Paul Newman, w edycji 2019 ujawniło, że aż 66% firm oferowało w USA płatne programy wolontariatu. Uczestniczył w nich średnio jeden na trzech pracowników, a w niektórych – nawet co drugi. Według prezentowanych danych, firmy oferują pracownikom średnio 20 godzin rocznie na aktywność wolontariacką, przy czym najczęściej oferowana roczna liczba godzin w 2019 roku wynosiła osiem.
Dane pokazują, że wskaźniki uczestnictwa w wolontariacie rosną, gdy pracownicy mają dostęp do bardziej elastycznych możliwości zaangażowania społecznego. Warto jednak pamiętać, że to właśnie brak czasu, a nie brak chęci jest istotną przeszkodą w rozwoju wolontariatu w ogóle. Zatem jego organizacja w czasie tradycyjnie zajętym przez pracę może być realną zachętą do pierwszych kroków na tym polu.
Profesjonalna współpraca
Według definicji wypracowanej przez branżowe organizacje w USA, usługa pro bono musi spełniać trzy kryteria. Jest to przede wszystkim formalne zaangażowanie, czyli odpowiedzialność za świadczoną usługę, zapewnienie osób do wykonania projektu oraz terminowość jej wykonania. Nie mniej ważny jest profesjonalizm. Trzecie odnosi się do tego, aby usługi pro bono były pośrednie, czyli żeby przynosiły korzyści organizacjom non-profit, a nie końcowym odbiorcom lub „klientom” tychże organizacji. Ważne, żeby działalność NGOsów objętych wsparciem miała charakter zorganizowany, nie odbywała się dla zysku i kierował nią szczytny cel.
Firma Deloitte, która swoje dotychczasowe inwestycje społeczne wycenia na 238,9 mln dolarów, a liczbę godzin wolontariackich swoich pracowników i czasu pro bono na 1,4 mln godzin [1] podkreśla, że w prowadzonych działaniach kieruje się zasadą, aby traktować swoich klientów pro bono w taki sam sposób, w jaki traktuje klientów płatnych.
Pytanie o podatek VAT
Niestety skomplikowanie przepisów i niejasności nie służą tak ważnej sprawie jak wykorzystanie zaangażowania przedsiębiorców w działalność pro-bono. Według informacji uzyskanych z kancelarii 4V Legal, co do zasady nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika uznawane jest za czynności odpłatne podlegające opodatkowaniu VAT. Możliwe byłoby nieopodatkowanie takich czynności podatkiem VAT w przypadku, gdyby przedsiębiorca wykazał, że świadczone usługi non profit de facto służą jego działalności np. stanowią reklamę firmy.
Jak zacząć?
Niektóre firmy organizują wydarzenia raz do roku, inne prowadzą programy w trybie ciągłym. Podstawą jest dobrowolność pracowników w udziale w takich działaniach i zapewnienie przez pracodawcę zaplecza organizacyjnego, merytorycznego, logistycznego oraz, co często jest niezbędne, również budżetu na sfinansowanie wybranych działań.
Aby rozpocząć program wolontariatu opartego na umiejętnościach, warto znaleźć organizacje non-profit, których misja jest zgodna z wartościami firmy oraz obszarem społecznym, zdefiniowanym przez przedsiębiorstwo jako kluczowe. Konieczne jest zweryfikowanie czy wiedza oraz umiejętności naszych pracowników odpowiadają na potrzeby organizacji, którą planujemy wesprzeć. Ważne jest rozważanie poziomu zaangażowania, który zależny jest od dostępności zasobów. Kluczowe jest też zachęcenie pracowników do działania m.in. poprzez przedstawienie korzyści płynących z wolontariatu opartego na umiejętnościach oraz mierzenie zaangażowania i wpływu, tzw. impact.
Z pewnością nie ma jednego wzorcowego modelu na wolontariat kompetencji, w który zaangażowana jest firma i jej pracownicy. Trzeba go dostosować do możliwości i preferencji zarówno firmy, jak i jej pracowników. Ważne, aby odpowiadał on kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, był zgodny z celami biznesowymi oraz stał się interesujący i angażujący dla pracowników.
[1] https://www2.deloitte.com/global/en/pages/about-deloitte/articles/global-report-societal-impact.html
More Anna’s articles written for Forbes can be found here: https://www.forbes.pl/autorzy/anna-korzeniewska